Bongkar Cara Mengelola Departemen di Organisasi Mahasiswa PNJ

Hai mahasiswa dimanapun dan darimana pun kalian :)

Artikel ini gue tulis buat sharing aja karena sayang aja misalkan cara pengelolaan gue ini mendem aja dan gak pernah dipublikasikan, meskipun pastinya ada cara yang lebih baik dan sesuai dengan organisasi kalian masing-masing.. tapi ya why not kan?

Trus juga momentumnya sekarang Organisasi Mahasiswa PNJ lagi pada regen dan merintis departemen-departemen baru, jadi gue rasa momennya cukup okelah. 

Gue jelasin sedikit track record gue ya, jadi gue tingkat satu jadi staff departemen sosial politik Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga (selanjutnya bakal gue tulis HMAN), tingkat 2 gue jadi kepala Departemen Sosial Politik HMAN, trus tingkat 3 gue jadi Kepala Departemen Advokasi BEM PNJ. Waktu tingkat 2 alhamdulillah departemen sosial politik gue jadi departemen terbaik di tengah periode, trus terakhir kali yang Departemen Advokasi BEM PNJ Alhamdulillah dapet penghargaan departemen terbaik BEM juga dari MPM PNJ. Beberapa juga ada yang pc buat nanya, apa yang sebenernya gue lakukan.. jadi gue tulis aja disini yaa biar sekalian. tapi gue open discussion juga kalo mau tinggal pc aja atau kalau belum tau bisa dm dulu di IG : @rana_mustika 

Pertama sebelum hal teknis, gue harap kalian punya mindset dan impian besar untuk departemen yang akan kalian pimpin. Selama gue mimpin, gak satupun hal gue anggap enteng tentang departemen gue. Walaupun waktu gue lanjut himpunan sebenernya sempet ada juga yang komen kalo sayang banget karena sebenernya gue bisa lebih berkembang di organisasi yang ranahnya lebih luas. 

Tapi soal berkembang di organisasi itu balik lagi ke diri kitanya masing-masing, mau sebagus apapun tu organisasi kalo kitanya bergantung dan 'manja' dalam proses perkembangannya. kita ga bakal kemana-mana juga, we are the main role, di hidup dan di oganisasi kita. 

And so, gue berfikir untuk mematahkan pemikiran kita susah berkembang di organisasi lingkup kecil. Gue research sampe keluar kampus, coba ngobrol sama orang-orang yang menurut gue hebat dan bergerak di bidang yang sama dengan departemen kita. No limit sih, kadang kita yang membatasi diri kita sendiri dan pemikiran kita dan rasa males -_- 

Karena gue sering dibikin susah move on karena gabisa join BEM waktu itu dan balik ke HMAN, gue jadi bertekad membuat departemen yang bagus dan signifikan lah kinerjanya. 

Ini dari konsep departemen dulu yaaa, belum management orang-orangnya : 

1. Knowledge Attack (Serangan Pengetahuan haha) : 

Pengalaman itu guru terbaik, pasti sering denger yakan dan gaada aturannya juga pengalaman itu harus kita yang ngerasain kan? kita juga bisa belajar dari pengalaman orang lain. 

Diawal gue pasti, ngontak kadep yang berkaitan sama departemen yang gue handle. Ditanya se detail mungkin, pemimpin yang baik menurut gue juga pendengar yang baik, iya ga sii? disini harus bener2 dengerin kakaknya, walaupun keputusan akhir tetep aja kita yang nentuin. 

Pas ngobrol jangan kosong-kosong amat, gue udah mikir tapi super kasar soal konsep. Nanti pas ngobrol sambil dengerin kakaknya, gue sambil sambung-sambungin tu ide gue sama cerita dari kakaknya, ada gak ide yang masih relevan atau ternyata ide gue sangat idealis wkwk.. 

Ada beberapa sumber yang gue pake buat serangan pengetahuan ini : 

- Alumni yang berkaitan sama departemen gue

- Kabem/Kahim satu tahun diatas gue 

- Kadept satu tahun diatas gue yang menangani jobdesk yang gue akan tangani

- Temen yang dulunya HMAN/BEM dan bersentuhan dengan jobdesk yang akan gue tangani

- Kabem/Kahim yang mimpin gue 

- Kepala Divisi / Staff 

- Departemen sejenis di kampus yang beda (opsional tapi biasanya gue ngontak, pede aja kenapa ya kan mereka juga ga keberatan lah insyaAllah namanya sharing ilmu yekan.. kalo keberatan paling ga dibales) 

Setiap gue mengang departemen, itu semua wajib sih pada gue tanyain. Gue anaknya percaya intervensi itu terjadi atas izin kita juga wkwk kalau kita tidak mengizinkan intervensi yang kita gaakan merasa diintervensi dan semua keputusan yang gue ambil itu berdasarkan hasil gue mikir dulu, jadi gak plek-plek hasil diskusi atau nanya-nanya. Ibaratnya kalo ditanya kenapa gue ngambil sebuah keputusan, gue akan jawab dengan yakin. 

Etika berkomunikasi juga dipake yakan, kalo ga kenal..kenalan dulu.. mereka biasanya juga lebih suka ngobrol dua arah jadi gue suka to the point aja ajak ketemu dan gue pasti sih yang nyesuain dia. Gue ngajak ketemuan Ketua BEM fakultas di univ sebelah juga pernah wkwk dan orangnya mau-mau aja..cuman kebetulan gajadi karena beliau ada acara.. padahal waktu itu gue kadept di Himpunan ya wkwk cuman gue pikir ni orang keren, yaudah kita gaspol. Terus ngucapin makasih juga jangan lupa, yang bersangkutan udah ngeluangin waktu dan tenaga loh buat sharing sama kita. 

2. Sorting and sifting Information (Nyaring Info) 

Disini gue mengklasifikan semua informasi yang masuk, mana yang menurut gue masih relevan, mana yang menurut gue harus di modifikasi dan mana yang harus di eliminasi. Takut sama periode sebelumnya kalo eliminasi program atau agenda? gak masalah sih... asal rasionalisasi kita masuk aja.. jangan tiba-tiba ngerubah tapi kita sendiri gak yakin kenapa harus berubah. 

Kaya yang gue bilang soal intervensi ya, dibagian ini gue berusaha seobjektif mungkin soal pengambillan keputusan dan gak mentang-mentang ada opini dari orang yang gue kagumin.. gue jadi condong ke dia misalkan.. work is work.. feeling is feeling ... yeaaaa kadang susah sih karena gaenak cuman hajar terus aja, Bismillah.. emang harus begitu gimana ya. Gue sering berdebat dengan orang-orang terdekat juga karena gue tidak memilih hal yang mereka pilih, tapi sampe hari ini gue alhamdulillah gak kehilangan mereka kecuali mereka yang berusaha menghilangkan diri dari gue wkwk.. gue jalin hubungan yang baik diluar organisasi, permasalahan organisasi jangan sampai merusak hubungan pribadi yakan,rugi banget. Buat apa organisasi tapi akhirnya gak punya temen jugaaa .. 

3. Visi, Misi, Realisasi Departemen

Setelah dapet berbagai gambaran gue mulai masuk ke visi, kebalik? ya masing-masing orang kan punya cara yang beda yaa.. gue lebih suka kumpulin info sebanyak-banyaknya terus disaring baru kita bikin visi misi yang cocok nih sama progres terakhir departemen.. dengan cara ini gue bisa bikin visi misi yang lebih SMART (Spesifik, Measurable/Terukur, Actionable/bisa digunakan, Relevant, Time Bound/Ada setting waktu yang jelas). 

Visinya juga penting buat dicocokin sama visi ketua organisasinya... ini beberapa contoh visi yang gue buat :

Di sospol HMAN : 

Visi :

Terwujudnya SOSPOL HMAN yang aktif dalam PERGERAKAN, PENCERDASAN dan PEMBAHARUAN

Misi :

1. Internal SOSPOL HMAN yang kuat dan solid

2. Bersinergi dengan seluruh civitas akademika AN dan PNJ

3. Mewadahi pengurus HMAN khususnya dan mahasiswa AN umumnya dalam meningkatkan nasionalisme dan mengembangkan potensi diri

Realisasi untuk mencapai visi misi : 

1. Mengadakan satu hari wajib kumpul untuk anggota departemen 

2. Kedekatan personal antar anggota terutama tingkat 2 dan tingkat 1 dibangun melalui intensitas komunikasi urusan sospol maupun bukan, dan melalui intensitas pertemuan berkualitas non formal.

3. Diadakannya jalan2 sospol per 3 bulan 1x

4. Komunikasi intensif antara ketua departemen dan ketua divisi sospol hman dengan ketua departemen sospol HMJ dan BEM se PNJ sebelum kajian akbar / roadshow sospol. 

Realisasi Teknis : (Ini gue kasih poin aja ya, sebenernya panjang banget deskripsi dan perencanaannya) 

A. Kajian (metode kajian isu berdasarkan cakupan, bidang) 

B. Aksi

C. Propaganda

D. Program Kerja

E. Agenda

F. Solidaritas departemen 

G. Quality Time

H. Jobdesk

I. Pemberdayaan SDM

Nah, kali ini yang BEM : 

VISI

Mewujudkan BEM PNJ yang aktif dan dinamis berjuang untuk mahasiswa dan Indonesia.

MISI

1. Menjadikan lembaga yang profesional, berintegritas dan terbuka.

2. Mengoptimalisasikan pelayanan mahasiswa yang tanggap dan solutif dengan asas kekeluargaan dan demokratis.

3. Peduli, Objektif, Kritis dan Independen dalam menghadappi isu kampus dan nasional. Serta melakukan pergerakan yang strategis dan nyata.

4. Mewujudkan sinergi dan keterbukaan antar IKM PNJ.

REALISASI DEPARTEMEN

1. Departemen Advokasi mewujudkan misi pertama dengan mengadakan DUBARBEM. Sebagai bentuk keterbukaan dan transparansi kerja.

2. Mengoptimalkan pelayanan mahasiswa selain stand by dalam menerima keluhan atau permintaan bantuan dari mahasiswa PNJ. Departemen Advokasi juga melakukan metode jemput bola baik melalui komunikasi dengan ORMAWA dan Agenda Survey per 6 Bulan.

3. Poin ketiga ditunjukkan dan dibuktikan melalui departemen Advokasi yang melakukan agenda penjaringan (bisa melalui surey, wawancara dll), serta kajian terlebih dahulu sebelum melakukan ekskusi baik memberi bantuan berupa pendampingan, pencarian solusi bersama dll.

4. Bersinergi dengan ORMAWA dengan melaksanakan pertemuan setiap bulannya. Selain itu bersinergi dalam pelaksanaaan DUBARBEM dimana disitu HMJ, BEM dan MPM menjabarkan apa saja yang sudah diadvokasikan dan yang sedang dalam tahap pengkajian maupun yang sudah dalam tahap diskusi dengan pihak yang terkait dengan hal yang diadvokasikan tersebut.

Realisasi Teknis: (Ini juga hanya poin ya, bukannya gamau nge share ya tapi kepanjangan atuh kalo disini)

A. Program Kerja

B. Agenda

C. Target Advokasi

D. Metode Publikasi

E. Catatan Penting

F. Managemen Internal 

G. Time line

Untuk BEM gue lebih sederhana dari pas di HMAN karena sebetulnya visi misi kabem nya juga udah okelah buat departemen advokasi dan terlebih gue rada mager nulis nya kalo bikin visi misi yang penyesuaiannya terlalu banyak. 

4. Sinergi 

Kita pastinya bakal berhubungan sama departemen lain, organisasi lain, kita harus bisa menyampaikan dan berkompromi dengan organisasi atau departemen lain. Tapi ini juga jangan jadi ngalah terus sih, kadang harus agak keras juga... 

Nah sekarang kita bahas managemen orang-orangnya, gue pernah beli buku diawal-awal jadi kadept sospol hman.. isinya kira-kira gini.. ada beberapa metode yang pernah gue pake dan ini semua dari buku, gue cantumin judul sama penulisnya agak beberapa hari kedepan ya hehe soalnya mesti nyari dulu dirumah dan kadang gue gak beli juga bukunya,

1. Waktu diskusi : 

- Gue pc semua anggota departemen untuk kepastian hadir 

- Sebelum rapat coba buka diskusi personal, minta pendapat staff kita, show them, that their opinions are indeed precious. 

- Usahakan on time, kalo gak on time pastikan minta maaf dan bawa snack atau makanan atau apa gitu wkwk. atau kadang gue traktir yang dateng duluan kalo guenya on time tapi mereka nggak on time. 

- Buka diskusi dengan doa, apa yang mau dibahas dan give them so many times to speak. Good Leader, Good Listener.. jadi gue berusaha mendengarkan dan jadi katalisator aja gitu buat mereka mengutarakan ide yang udah gue diskusiin sama mereka via personal chat. 

- Semua bicara dengan jumlah yang sama, diawal gue selalu hitung berapa kali si A ngomong, berapa kali si B ngomong dan seterusnya sampai semua imbang baru gue tutup diskusinya. Ini bermanfaat banget buat bikin semua merasa pendapat mereka dihargai dan keputusan pun akhirnya jadi keputusan tim dan tanggung jawab tim. Gak ada yang dominan dan gaada yang diem, waktu HMAN gue pasti teliti soal ini, pas BEM gue rada missed dan ternyata efeknya kerasa banget terutama tentang kerja sama tim dan komunikasinya. 

- Tutup dengan terima kasih dan tunjukkan apresiasi atas semua ide dan diskusi, trus besarkan hati mereka soal departemen. Apapun masalah yang lagi dihadapi, kita harus jadi orang pertama yang meyakinkan organisasi/departemen kita bisa bangkit dan akan baik-baik aja. Walopun dibagian ini juga gue suka memaksakan diri, tapi ini bagus juga, tim jadi lebih stabil dan punya pandangan kedepan soal departemen. Mood dari diskusi harus naiklah intinya diakhir, trus tutup lagi pake doa. 

2. Time line mingguan.

-Nentuin hari wajib kumpul (Ini bisa dimodifikasi juga pake sanksi yang disepakati atau gimana gitu) 

- Di hari itu ada evaluasi jobdesk seminggu beserta progres dan rencana kedepannya, trus susun timeline mingguan. Nah di penyusunan ini juga gue bukannya ga sering clash ya sama anggota yang lain, karena masing-masing anggota pengen agendanya berjalan lancar dan cepet. Disini sebagai pemimpin di departemen, gue harus agak kenceng dan harus objektif sesuai juga sama urgensinya.. gue pernah sampe marah nggak? marah si nggak tapi mempertegas aja soal keputusan akhir dari gue nya. Karena gimanapun kadept kan ngeliat gambaran besar juga, gabisa kita berpihak dan ternyata keberpihakan itu menghambat kinerja satu departemen bahkan bisa jadi satu organisasi. 

- Gue bikin tu timeline akhirnya dan gue kadang share gambarnya kadang nggak.. jadi per hari jobdesk mereka gue tulis diminggu depan, kalo mundur nanti kita koordinasi dan gue tandain kita sepakat mundur dikapan. trus semua anak departemen tau apa yang mundur, yang udah selesai dan apa yang di cancel di minggu itu. Sebenernya ini bisa dibikin lebih sederhana dengan pake aplikasi Trello wkwk coba cari deh, gue baru tau setelah demis, mamam ga tuh, yang gue lakuin intinya kaya trello sebenernya mah. 

3. Kedekatan Personal Kadep

Masing-masing staff itu karakternya beda, beda orang ya beda penanganan. Di himpunan gue me-wajibkan diri untuk ngobrol minimal sama satu orang anak departemen per hari, karena masih se jurusan jadi gue ngejarnya gampang wkwk nah pas di BEM rada susah karena gak semua nya ke sekbem jadi gue kadang harus bikin janji dulu. Kalo menurut gue sih kita harus bisa bikin anggota secara pribadi nyaman dan terbuka ke kita, masalah sebesar apapun semuanya bisa diatasi kalo kita deket dan nyaman dulu buat mereka. Kalo dari awal udah gak nyaman, yang ada gaakan ada yang bisa kita selesaikan. 

Selamat ulang tahun...

Selamat pagi yaa.. 

Selamat tahun baru... 

Selamat liburan yaa..

Selamat Semester baru ya temen2.. 

HAL KECIL YANG PENTING

Kepedulian buat ngucapin hal-hal kaya gitu, gue juga nyiapin quotes setiap pagi buat sospol HMAN wkwk.. diawal ampe tengah jalan.. pas diakhir kita ketemu tiap hari jadi yaudah wkwkwk bye.. 

Kadang gue random aja nge chat dan minta pendapat, trus kadang gue cerita soal kekhawatiran gue sekedarnya. 

Kayanya lu bagus dah pake baju yang ini..

Potong rambut ya lu? 

Udah makan belom? 

Lagi ngerjain apaan? 

HAL KECIL YANG PENTING

kita gak hanya menghargai mereka sebagai individu yang udah secara sukarela ngebantu kita mencapai impian organisasi/departemen.. perlakukan mereka selayaknya temen ato bahkan sahabat, jangan melulu soal kerjaan.. giliran kerjaan kita kenceng, giliran kepedulian kita minus. hmmmmm 

dan step terakhir dari semua ini selalu mau untuk dapet pembelajaran baru lagi. 

Gue sering banget denger orang bilang mau berkembang diorganisasi, ketika ada tantangan atau masalah mereka malah pergi dan gak peduli padahal si tantangan ini bisa bikin mereka berkembang. 

Hadapin apa yang kita udah putuskan, gak mudah, ya kalo mudah semua orang bisa mencapai keinginan dan impian mereka dong.. Belajar terus, jangan pernah puas sama pencapaian apapun kalo kita tau tim kita bisa mencapai lebih dari yang orang-orang bayangkan. 

Terakhir.. 

GOOD LUCK :)